Việc tổ chức sự kiện ngoài trời mang lại không gian rộng rãi, dễ xây dựng concept nên được nhiều công ty, doanh nghiệp, đơn vị lựa chọn. Tuy mang lại nhiều lợi ích nhưng sự kiện ngoài trời vẫn tiềm ẩn nhiều rủi ro và khó mang lại thành công nếu người thực hiện không nắm vững những kinh nghiệm. Hãy theo dõi bài viết mà chúng tôi chia sẻ những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời dưới đây.
Tổ chức sự kiện ngoài trời là gì?
Tổ chức sự kiện ngoài trời được hiểu là việc lên ý tưởng nội dung, kịch bản, thời gian chương trình, kinh phí, ước tính rủi ro và lên kế hoạch làm việc cũng như nhân sự cho sự kiện ngoài trời. Các sự kiện ngoài trời thường bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố: ngân sách, mục đích, nội dung, kinh phí, thời tiết và nguồn tài trợ…
Một số loại hình sự kiện thích hợp tổ chức ngoài trời bao gồm: các buổi biểu diễn ca nhạc, tiệc cuối năm, lễ kỷ niệm, khai trương, đám cưới, tiệc sinh nhật, tiệc kỷ niệm, cắt băng khánh thành, sự kiện thời trang hay sự kiện văn hóa thể thao, teambuilding,…
Lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời thành công
Tổ chức một sự kiện ngoài trời thành công cần rất nhiều yếu tố. Và đây là một số điều người tổ chức nên lưu ý:
Trang trí sự kiện
Trang trí sự kiện ngoài trời là một công việc vô cùng quan trọng, bởi khu vực cần nổi bật trong không gian rộng lớn có thể dễ dàng biến mất nếu không được trang trí đúng cách. Thông thường, đối với các sự kiện ngoài trời, bóng bay và hoa là những phụ kiện cần thiết. Ngoài ra, bạn có thể bố trí một số khán đài, banner dọc hoặc banner xung quanh khu vực tổ chức để tăng hiệu quả hình ảnh cho chương trình.
Tính toán rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời
Đối với các sự kiện ngoài trời, thời tiết tốt là quan trọng nhất. Lý tưởng nhất là khi trời không mưa và không có gió mạnh. Tuy nhiên, thời tiết khó lường nên khi lập kế hoạch bạn cần tính toán những rủi ro này để có phương án dự phòng tốt hơn.
Ngoài ra, bạn cũng nên chuẩn bị chỗ ngồi vượt quá số lượng khách dự kiến, để không xảy ra tình trạng thiếu chỗ khi lượng khách vượt quá con số này.
Thiết bị âm thanh, ánh sáng cũng cần được quan tâm: Lựa chọn đủ thiết bị về số lượng, công suất để truyền tải thông điệp của sự kiện một cách hiệu quả nhất!
Vệ sinh
Việc tổ chức sự kiện ngoài trời phải chú ý đến vấn đề đảm bảo vệ sinh, cả trong quá trình dùng bữa cho khách và giữ vệ sinh môi trường trong suốt quá trình diễn ra sự kiện. Bạn có thể bố trí nhân viên vệ sinh thường xuyên để đảm bảo sự sạch sẽ cho sự kiện.
Bạn cũng có thể đặt bảng thông báo ngay trên lối đi hoặc ở những nơi đông người; Thông báo nhắc nhở người dân vứt rác đúng nơi quy định qua hệ thống loa phóng thanh. Tất nhiên, bạn cũng phải rải rất nhiều rác trên sân khấu cùng với các hoạt động này.
Nhà vệ sinh di động đặc biệt cần thiết khi tổ chức các sự kiện ngoài trời. Bố trí số lượng nhà vệ sinh di động theo số lượng khách để người tham dự không phải xếp hàng dài chờ đợi.
Bảo vệ sự kiện ngoài trời
Trên thực tế, có rất nhiều sự kiện ngoài trời đã xảy ra tranh cãi, xô xát và để lại những hậu quả đáng tiếc. Một trong nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này là do không gian sự kiện quá rộng khiến ban tổ chức gặp khó khăn trong việc quản lý.
Vì vậy, khi tổ chức sự kiện ngoài trời quy mô lớn, bạn nên tìm những nơi có hỗ trợ an ninh hoặc thuê lực lượng bảo vệ đông đảo để đảm bảo mọi vấn đề an ninh cho sự kiện ngoài trời.
Sắp xếp bãi đậu xe
Ngoài nhiều ưu điểm, tổ chức sự kiện ngoài trời còn có một nhược điểm là người tổ chức phải lo chỗ đậu xe cho khách. Tuy nhiên chúng ta có thể tính toán và chuẩn bị tốt yếu tố này. Cần phân bổ, tổ chức chỗ đậu xe xung quanh khu vực sự kiện ngoài trời theo số lượng người tham gia để tránh ùn tắc tại khu vực sự kiện chính.
Đơn vị nào tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp và uy tín nhất?
Tổ chức một sự kiện ngoài trời thành công cần rất nhiều yếu tố. Trong số đó, việc lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp là rất quan trọng. Với hơn 13 năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện, W88 Events sẽ đảm bảo việc tổ chức và quản lý các tình huống phát sinh cho sự kiện ngoài trời của bạn. Sự kiện W88 chắc chắn sẽ mang đến những sự kiện ngoài trời thành công nhất.
Với hơn 10 năm kinh nghiệm, Công ty W88event đã lên kế hoạch và tổ chức hơn 1.500 sự kiện lớn nhỏ cho hàng trăm, hàng nghìn người. Tổ chức nhiều sự kiện khác nhau như hội nghị, hội thảo, sự kiện khai trương, sự kiện khai trương, ra mắt sản phẩm mới, tiệc cuối năm và sự kiện ra mắt công ty, sự kiện xây dựng đội nhóm, v.v.
Công ty tổ chức sự kiện W88Event có đội ngũ sáng tạo, linh hoạt, luôn cập nhật xu hướng và công nghệ hiện đại của thế giới mang đến những ý tưởng độc đáo, mới mẻ và “có giá trị” đáng chú ý cho sự kiện của bạn.
Đồng thời, đến với W88 event sẽ mang đến cho bạn một kịch bản hoàn toàn khác, không có ở nơi nào khác, dựa trên quy mô sự kiện, tính chất, giá trị cốt lõi và văn hóa của từng doanh nghiệp. Đồng thời phải phù hợp với địa bàn và hoạt động của công ty.
Thông tin liên hệ:
- Văn phòng đại diện: 5 Ng. 76 D. Trung Văn, Trung Văn, Từ Liêm, Hà Nội
- Chi nhánh Hồ Chí Minh: 491/1KL D. Lê Văn Sỹ, Phường 12, Quận 3, TP.HCM
- Hotline: 0795.325.111
- Email: w88event@gmail.com
- Website: https://w88event.com/
Trên đây chúng tôi đã tổng hợp những kinh nghiệm quan trọng nhất và những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời. Hy vọng chúng tôi sẽ góp phần giúp sự kiện mà doanh nghiệp tổ chức thành công.
