Kỹ năng quản lý lãnh đạo cấp phòng là gì? Trong hoạt động quản lý ở cấp phòng ban, việc trang bị các kỹ năng quản lý và kỹ năng tổ chức thực hiện là điều cần thiết. Bài viết này chúng tôi sẽ cung cấp cho các bạn những thông tin về kỹ năng lãnh đạo, quản lý cấp phòng.
Kỹ năng quản lý lãnh đạo cấp phòng là gì?
Căn cứ Quyết định số 1151/QĐ-BNV về việc ban hành Văn bản đào tạo đội ngũ lãnh đạo, quản lý cấp sở thì: “Năng lực, lãnh đạo, quản lý cấp sở bao gồm kiến thức, kỹ năng, thái độ của cá nhân hoặc đội ngũ quản lý lập kế hoạch và tổ chức. thực hiện các chương trình kế hoạch nhằm thực hiện tốt các nhiệm vụ chức năng của phòng”
Vì vậy, kỹ năng lãnh đạo quản lý cấp phòng là một trong những yếu tố then chốt thể hiện năng lực và khả năng lãnh đạo của người quản lý. Kỹ năng lãnh đạo, quản lý cấp phòng ban là khả năng vận dụng những kiến thức, hiểu biết của người lãnh đạo vào công tác quản lý phòng ban, đơn vị mình.
Một số kỹ năng cơ bản của người quản lý cấp phòng :
- Tổ chức quá trình lập kế hoạch;
- Phân công, điều phối hoạt động;
- Tổ chức quá trình thông tin và truyền thông;
- Tổ chức các cuộc họp, sự kiện;
- Quản lý xung đột;
- Xây dựng và thay đổi văn hóa tổ chức;
- Ra quyết định
Kỹ năng lập và tổ chức kế hoạch của lãnh đạo cấp phòng
Kỹ năng lập kế hoạch của trưởng phòng
Lập kế hoạch là một quá trình xác định các mục tiêu trong tương lai, kết quả mà tổ chức mong đợi và các phương pháp phù hợp để đạt được các mục tiêu đó. Vì vậy, kỹ năng lập kế hoạch của trưởng bộ phận là rất quan trọng, và để sử dụng tốt những kỹ năng này, người quản lý, trưởng bộ phận phải xác định:
Cơ sở và cơ sở quy hoạch
Lãnh đạo, quản lý ở cấp phòng ban là những người lãnh đạo, quản lý cấp bậc. Vì vậy, để thực hiện hiệu quả kỹ năng lập kế hoạch, người lãnh đạo phải dựa vào những nền tảng sau:
- Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng;
- Căn cứ vào phương hướng công việc đã được xác định của tổ chức;
- Căn cứ vào kế hoạch chiến lược hoặc kế hoạch trung, dài hạn của cấp trên;
- Căn cứ vào tình hình công việc thực tế của bộ phận và nguồn lực sẵn có của tổ chức bộ phận;
- Tùy theo nguồn lực phòng.
Các yếu tố ảnh hưởng tới chất lượng quy hoạch
Trong quá trình lập quy hoạch, sẽ có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng của quy hoạch, nhưng nhìn chung có 2 yếu tố chính ảnh hưởng đến chất lượng quy hoạch:
– Yếu tố chủ quan:
- Trình độ, kinh nghiệm và kỹ năng của người lập kế hoạch
- Tác động tâm lý của người lập kế hoạch, ví dụ: điều phối thời gian hoặc công việc
- Phương pháp làm việc của người lập quy hoạch chưa khoa học, chưa huy động được sự tham gia của các thành viên trong phòng vào quá trình lập quy hoạch.
– Yếu tố khách quan:
- Kế hoạch chỉ đạo cấp cao hơn liên tục thay đổi, điều chỉnh mục tiêu của tổ chức
- Hệ thống văn bản quy định tài chính của tổ chức và toàn bộ hệ thống có thay đổi
- Sự hỗ trợ từ cấp trên, cấp dưới và đồng nghiệp cũng như sự phối hợp chặt chẽ giữa họ
- Thông tin liên quan đến quy hoạch
- Thiếu các nguồn lực cần thiết như công nghệ thông tin, dữ liệu và có thể thiếu tầm nhìn của bộ phận quản lý.
Quy trình lập kế hoạch lãnh đạo cấp phòng
Để thực hiện thành công quá trình lập kế hoạch, người quản lý bộ phận phải hiểu rõ các bước sau:
- Bước 1: Xác định mục tiêu cần đạt và các hoạt động cần thực hiện để đạt mục tiêu kế hoạch
- Bước 2: Hợp nhất các hoạt động để tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên
- Bước 3: Xác định nguồn lực để thực hiện
- Bước 4: Cài đặt các bộ phận
- Bước 5: Phân công trách nhiệm cho các cá nhân, bộ phận, tổ chức
- Bước 6: Điều chỉnh mối quan hệ giữa các thành viên khi tham gia thực hiện kế hoạch
- Bước 7: Xác định những rủi ro có thể xảy ra và thực hiện các bước để giảm thiểu những rủi ro đó
- Bước 8: Viết và trình cấp quản lý, điều hành thực hiện.
Kỹ năng tổ chức và thực hiện kế hoạch của trưởng phòng
Tổ chức thực hiện kế hoạch là quá trình biến kế hoạch thành hiện thực thông qua việc xây dựng kế hoạch hành động và tổ chức thực hiện kế hoạch hành động đó. Để thành công trong việc tổ chức và thực hiện kế hoạch, người quản lý bộ phận phải hiểu rõ các nội dung sau:
Các yếu tố ảnh hưởng đến việc thực hiện kế hoạch:
Để thực hiện tốt kế hoạch cũng sẽ có những yếu tố ảnh hưởng, và một trong những yếu tố ảnh hưởng đó là:
– Các yếu tố bên trong tổ chức:
- Phân bổ nguồn lực chưa kịp thời và hợp lý
- Khả năng thực hiện kế hoạch của cán bộ, công nhân viên
- Sự lãnh đạo, quản lý của đội ngũ lãnh đạo chưa thống nhất
- Cơ sở vật chất
- Nội dung quy hoạch không phù hợp với điều kiện thực tế
– Các yếu tố bên ngoài của tổ chức:
- Các văn bản, chính sách cấp trên đã thay đổi
- Chi phí thực hiện và giá thị trường có thay đổi so với kế hoạch ban đầu
- Các yếu tố khác như: thời gian, thao tác không tốt, lương tâm,…
Nội dung chính của việc thực hiện kế hoạch
1. Xác định phân bổ nguồn lực để thực hiện kế hoạch
Sau khi kế hoạch được thiết lập, hãy tiến hành thực hiện và lãnh đạo bộ phận phải phân bổ các nguồn lực phù hợp để thực hiện. Nguồn lực cần thiết để thực hiện kế hoạch bao gồm:
- Nhân sự: là những người tham gia vào quá trình thực hiện kế hoạch
- Nguồn tài chính: nguồn tài chính để thực hiện kế hoạch
- Nguồn lực vật chất: Thiết bị được triển khai để thực hiện kế hoạch
- Các nguồn lực khác
2. Phân công nhiệm vụ, điều phối công việc và làm việc theo nhóm.
Để việc thực hiện kế hoạch được tiến hành thuận lợi và tối ưu, người quản lý, lãnh đạo bộ phận phải phân bổ, điều phối và làm việc nhịp nhàng trong nhóm của mình. và dễ chịu nhất.
- Phân công: Khi kế hoạch bắt đầu được triển khai, lãnh đạo nên phân công công việc cho trợ lý giám đốc và các nhân viên bộ phận thực hiện kế hoạch.
- Phối hợp: Trong quá trình thực hiện, người đứng đầu có trách nhiệm phối hợp với các thành viên trong đơn vị để đạt được mục tiêu chung.
- Làm việc theo nhóm: Tổ chức các nhóm làm việc để đảm bảo thực hiện suôn sẻ và tối ưu.
3. Theo dõi, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện kế hoạch
Trong quá trình thực hiện kế hoạch, việc thường xuyên theo dõi, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện kế hoạch là cần thiết đối với các trưởng bộ phận. Hoạt động này giúp quá trình thực hiện tránh được những sai sót không đáng có. nó đáng để có
- Giám sát: Đây là hoạt động thường xuyên, định kỳ nhằm thu thập, phân tích số liệu, thông tin về tiến độ thực hiện kế hoạch và xác định những vấn đề khó khăn cần giải quyết kịp thời.
- Đánh giá việc thực hiện kế hoạch: là hoạt động định kỳ rà soát, đánh giá kết quả đạt được, kết quả trực tiếp lâu dài, đánh giá hiệu lực, hiệu quả của kế hoạch để đưa ra khuyến nghị. Kế hoạch và điều chỉnh cần thiết cho kế hoạch tiếp theo.
4. Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch
Báo cáo tình hình thực hiện Quy hoạch là nhiệm vụ định kỳ, thường xuyên của người thực hiện. Báo cáo giúp lãnh đạo nắm rõ các thông tin cụ thể và quá trình thực hiện kế hoạch.
Kỹ năng thực hiện công việc của người quản lý cấp phòng
Để việc thực hiện kế hoạch diễn ra suôn sẻ, ngoài việc hiểu rõ quá trình thực hiện, người lãnh đạo còn phải có những kỹ năng cần thiết để thực hiện kế hoạch một cách tốt nhất, và một số kỹ năng đó là:
- Kỹ năng phân công công việc;
- Kỹ năng ủy quyền;
- Kỹ năng tổ chức làm việc nhóm và giải quyết xung đột nhóm;
- Kỹ năng giám sát, kiểm tra;
- Kỹ năng đánh giá việc thực hiện kế hoạch;
- Báo cáo và thực hiện kế hoạch công việc.
FMIT – Nơi cung cấp các khóa học lãnh đạo cấp cao hiện nay
Nếu bạn đang tìm kiếm địa chỉ đào tạo chất lượng thì có thể tham khảo ngay các khóa học dành cho lãnh đạo của Viện FMIT. Với hơn 17 năm kinh nghiệm đào tạo, đội ngũ FMIT sẽ mang đến cho người học những kiến thức cập nhật mới nhất cùng quy trình đào tạo hiện đại, hiệu quả.
Viện FMIT tự hào là trung tâm đào tạo lãnh đạo hàng đầu hiện nay. Cam kết cung cấp các chương trình đào tạo đạt tiêu chuẩn quốc tế, không dựa vào kinh nghiệm cá nhân mà sẽ xây dựng chương trình dựa trên hệ thống bản quyền của các đối tác quốc tế. Điều này đảm bảo rằng mọi khóa học do FMIT cung cấp đều đáp ứng các tiêu chuẩn đào tạo cao cấp của đối tác và chúng tôi theo đuổi sự cải tiến và cải tiến liên tục.
Các chứng chỉ mà sinh viên đạt được tại FMIT đều thuộc hệ thống giá trị của các đối tác quốc tế trên phạm vi toàn cầu. FMIT cam kết cung cấp khóa học ceo uy tín giúp bạn trở thành nhà lãnh đạo hàng đầu, được trang bị kiến thức, kỹ năng đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế và sẵn sàng đáp ứng những thách thức của môi trường kinh doanh hiện đại.
Thông tin liên hệ:
- Địa chỉ: Tầng 5, 126 Nguyễn Thị Minh Khai, khu Võ Thị Sáu, Quận 3, TP. HCM
- Số điện thoại: (028) 3930 1724
- Wensite: https://fmit.vn/
Trong bài viết trên, chúng tôi đã tổng hợp và cung cấp những thông tin tổng quát về kỹ năng quản lý lãnh đạo cấp phòng. Chúng tôi hy vọng bài viết trên có thể giải đáp phần nào thắc mắc của bạn về kỹ năng quản lý bộ phận. kỹ năng lãnh đạo quản lý.
