3 BÍ KÍP QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ

Dường như chúng ta luôn cảm thấy mình không có đủ thời gian để làm bất cứ thứ gì. Từ học hành, công việc, gia đình, sinh hoạt cá nhân đến hoạt động thể thao, vui chơi giải trí, du lịch... bạn cảm thấy mình bị quá tải! Nhiều khi bạn ước mỗi ngày kéo dài thêm một chút, chỉ vài tiếng thôi cũng được. Nhưng thực tế là chúng ta chỉ có 24 giờ mỗi ngày. Vậy tại sao với từng ấy thời gian, có người làm được rất nhiều việc, nhưng cũng có người làm được rất ít, hoặc thậm chí làm không xong được việc gì? Mức độ hiệu quả trong công việc, khả năng tiến bộ, sự phát triển bản thân, sự thành công, mức độ hạnh phúc trong cuộc sống,... tất cả đều phụ thuộc vào khả năng quản lý thời gian của bạn. 

 

 

Một trong những tài sản có giá trị lớn nhất mà bạn có thể sở hữu trong cuộc đời chính là thời gian. Tuy nhiên, khối tài sản này là hữu hạn, bởi nếu không biết cách sử dụng, chúng sẽ biến mất mãi mãi mà không cách nào lấy lại được. Nghịch lý là chúng ta thường ít khi trân trọng những gì mình được cho miễn phí hay sở hữu một cách dễ dàng, và thời gian cũng không phải ngoại lệ. Bạn biết rằng ngày mai khi thức giấc bạn lại có thời gian, nên sẽ có những lúc bạn thấy mình rong chơi ngày dài mà không làm gì có ích, trì hoãn tới sát hạn nộp công việc, hoặc đặt ra rất nhiều mục tiêu nhưng không hoàn thành trọn vẹn được cái nào. Kết quả, bạn cảm thấy chán nản, mất động lực, bất mãn với bản thân, rồi lại tự chỉ trích chính mình vì đã bỏ phí thời gian trước đó. Nhiều người thậm chí cho tới cuối đời mới nuối tiếc vì những việc mà họ đã không dành thời gian để thực hiện. Vậy nên, kỹ năng quản lý thời gian trở thành một trong những yếu tố then chốt quyết định mức độ thành công và mức độ hạnh phúc của một người.

 

THẾ NÀO LÀ KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN?

Quản lý thời gian là kỹ năng tổ chức, sắp xếp và lên kế hoạch các công việc phù hợp với quỹ thời gian mà bạn có. Việc sở hữu kỹ năng quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn làm việc một cách thông minh hơn, chứ không phải làm việc chăm chỉ hơn. Bạn cần lưu ý rằng cố gắng đưa bản thân vào trạng thái bận rộn không có nghĩa là bạn đang làm việc hiệu quả. Với kỹ năng này, bạn có thể hoàn thành nhiều việc trong thời gian ngắn và thích nghi tốt trong môi trường áp lực. Cụ thể, quản lý thời gian tốt giúp bạn:

  • Làm tăng năng suất và mức độ hiệu quả trong công việc/học tập
  • Có được sự chuyên nghiệp hơn trong công việc
  • Có được uy tín, danh tiếng tốt
  • Giảm stress
  • Tạo ra nhiều cơ hội hơn cho sự phát triển cá nhân
  • Tạo ra nhiều cơ hội hơn cho việc đạt được những thành tựu quan trọng trong cuộc sống và đạt mục tiêu nghề nghiệp mà bạn mong muốn. 

 

Ngược lại, không có kỹ năng quản lý thời gian sẽ làm giảm năng suất trong công việc và là nguyên nhân gây ra stress. Các hậu quả tiêu cực có thể xảy đến như: 

  • Trễ hạn nộp công việc
  • Làm việc không hiệu quả
  • Chất lượng công việc kém
  • Thiếu chuyên nghiệp 
  • Làm giảm uy tín
  • Mức độ stress tăng cao
  • Hạn chế các cơ hội phát triển bản thân và phát triển sự nghiệp

 

3 BÍ KÍP QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ

Việc dành thời gian để học về cách quản lý thời gian nghe thì có vẻ buồn cười, nhưng thực ra điều này lại mang đến cho bạn lợi ích lâu dài trong cả sự nghiệp và cuộc sống. Bạn hãy cùng Manta tham khảo 3 cách quản lý thời gian hữu ích dưới đây nhé:

1. Đặt mục tiêu đúng cách

Đặt mục tiêu nghe có vẻ đơn giản, bạn nghĩ rằng mình chỉ cần nói ra mong muốn của bản thân là được. Tuy nhiên, việc đặt mục tiêu sai cách có thể khiến bạn không biết mình cần phải bắt đầu từ đâu, đi chệch hướng, hoặc không có đủ động lực để hoàn thành, điều này tốn rất nhiều thời gian của bạn. Vậy thế nào là đặt mục tiêu đúng cách? Hãy sử dụng phương pháp S.M A.R.T dưới đây để giúp bản thân có cái nhìn rõ ràng hơn về mục tiêu của mình:

  • (S) - Specific (Cụ thể): Bước đầu tiên, bạn cần phải làm rõ chính xác mục tiêu của mình là gì. Đó không nên là một mục tiêu chung chung hay trừu tượng, ví dụ như: “Tôi muốn giảm cân” hay “Tôi muốn trở nên giàu có hơn”. Chính xác thì bạn muốn giảm bao nhiêu cân, và giàu có tới mức nào? Bạn không thể đưa ra một mục tiêu mà không biết khi nào mình sẽ đạt được, vì vậy cần phải có số liệu cho việc này. Tôi muốn giảm 5kg”, hay “Tôi muốn mình tiết kiệm được 500 triệu” là những mục tiêu cụ thể. Mục tiêu càng chi tiết bao nhiêu thì bạn càng có đích đến rõ ràng để thực hiện bấy nhiêu. Đặc biệt hơn nữa, hãy ghi những mục tiêu này ra giấy, đặt ở nơi bạn có thể nhìn thấy được để nhắc nhở bản thân mỗi ngày. Mục tiêu khi vẫn nằm trong suy nghĩ của bạn có thể bị quên lãng nhanh chóng, nhưng khi chúng được viết ra, bạn sẽ cảm thấy mình có trách nhiệm phải hoàn thành. 

 

  • (M) - Meaningful (Có ý nghĩa): Trong nhiều công thức về S.M.A.R.T, chữ M là viết tắt của từ “Measurable - đo đếm được”. Tuy nhiên trong công thức này, chúng tôi thay thế bằng từ “Meaning - có ý nghĩa”. Đặt ra một mục tiêu cụ thể sẽ giúp bạn lên kế hoạch hành động và quyết định từng bước đi. Nhưng để kiên trì đi tới cuối cùng, bạn cũng cần một lý do mạnh mẽ. Vì sao bạn muốn đạt được mục tiêu này? Vì sao bạn phải cố gắng? Nếu một mục tiêu không mang lại ý nghĩa nào cho bạn, mục tiêu đó khó có thể được hoàn thành bởi bạn không có động lực để thực hiện. Vậy nên hãy tự hỏi bản thân về lý do thực sự của việc đạt mục tiêu là gì và tìm kiếm câu trả lời ở chính bên trong mình. Nếu lý do của bạn đủ mạnh, nếu bằng mọi giá bạn phải đạt được mục tiêu đó, tự bạn sẽ thúc đẩy bản thân cho dù gặp khó khăn như thế nào đi nữa. 

 

  • (A) - Achievable (Có thể đạt được): Hãy đặt ra những mục tiêu nằm trong khả năng của bạn. Một mục tiêu phi thực tế không chỉ khiến bạn chán nản mà còn gây ra căng thẳng không đáng có. Bạn muốn mình trở nên giàu có, nhưng đặt mục tiêu mua được căn biệt thự 10 tỷ trong 1 năm nghe không khả thi bằng việc tiết kiệm 100 triệu trong 1 năm. Bạn có thể đặt bất cứ mục tiêu nào bạn muốn, tuy nhiên mức độ khả thi của mục tiêu đóng góp đáng kể tới khả năng lên kế hoạch và hành động của bạn. Căn biệt thự 10 tỷ là niềm mơ ước của bạn? Hãy biến nó thành 1 mục tiêu dài hạn trong 20 năm, sau đó chia nhỏ dần thành những mục tiêu ngắn hạn theo tuần, theo tháng, 1 năm, 5 năm, 10 năm... mà bạn có thể thực hiện từng chút một. 

 

  • (R) - Relevant (Liên quan): Một trong những mâu thuẫn mà mọi người thường gặp phải là đặt ra mục tiêu trái ngược với những giá trị và niềm tin của bản thân. Ví dụ bạn đặt mục tiêu: “Tôi muốn giảm 10kg để trở nên xinh đẹp”, trong khi bạn tin vào những vẻ đẹp bên trong và một cuộc sống khỏe mạnh, hạnh phúc. Hãy thử tưởng tượng mỗi lần cắt bớt khẩu phần ăn để giảm cân, bạn lại cảm thấy ốm yếu, đau đầu, chóng mặt, thậm chí stress, và dù có thể nhịn ăn 1 bữa, bạn sẽ ăn bù sau đó với lượng đồ ăn gấp nhiều lần. Kết quả là mục tiêu khó đạt được, còn bản thân bạn cảm thấy chán nản và thất vọng. Sự mâu thuẫn giữa mục tiêu với niềm tin cá nhân sẽ khiến bạn ít có khả năng đạt được mục tiêu hơn. Như vậy, mục tiêu muốn bền vững cần phải gắn liền với cuộc sống mà bạn có, cũng như tương đồng với những giá trị và niềm tin cốt lõi của bạn.

 

  • (T) Time-bound (Có thời hạn):  Trong quá trình đặt mục tiêu, thời hạn là một yếu tố quan trọng, đây cũng là một phần động lực thúc đẩy bạn hành động thay vì lười biếng trì hoãn. Bạn cần phải đặt ra 1 thời gian cố định cho mình để buộc bản thân phấn đấu. Hãy ghi chú lên lịch một ngày, tuần, tháng cụ thể thay vì nói chung chung như “tháng sau”, “tuần sau”, “năm sau”... Một điều thú vị nữa của việc đặt ra thời hạn là bạn có thể chia nhỏ thành những việc cần tập trung làm hàng ngày để bước gần hơn tới mục tiêu. Sau khi hoàn thành những việc nhỏ nhưng đều đặn mỗi ngày, bạn sẽ thấy việc đạt được mục tiêu không hề khó như bạn nghĩ. 

 

2. Tìm ra một hệ thống quản lý thời gian hiệu quả

Một trong những bí quyết quản lý thời gian là tìm được một hệ thống giúp bạn sắp xếp các công việc hiệu quả. “Ma trận Eisenhower” sử dụng để quản lý thời gian được đề cập tới trong cuốn sách “The 7 habits of highly effective people” của Stephen Covey đã được đánh giá là có hiệu quả nhất, bởi nó phân chia các công việc theo 2 tính chất: mức độ khẩn cấpmức độ quan trọng. 

Hãy lấy 1 tờ giấy trắng và vẽ 1 bảng gồm 4 ô vuông. Trục ngang ở trên cùng của bảng sẽ là mức độ khẩn cấp. Trục dọc bên trái của bảng là mức độ quan trọng. Bạn lần lượt đánh số 1, 2, 3, 4 từ trái sang phải, và từ trên xuống dưới trong 4 ô này. Như vậy: 

  • Những việc không quan trọng, và không khẩn cấp sẽ viết ở ô số 4. Đây chính là những thứ tiêu tốn thời gian của bạn mà đem lại ít hoặc không đem lại bất cứ điều gì hữu ích cho bạn. Ví dụ như: dành quá nhiều thời gian xem TV, chơi game, lướt web, xem mạng xã hội… Hãy tránh xa ô số 4 bằng việc loại bỏ những việc làm ở ô này hoặc chỉ làm khi đã hoàn thành những việc quan trọng hơn, nếu bạn không muốn phí phạm thời gian của mình. 

 

  • Những việc khẩn cấp nhưng không quan trọng được viết ở ô số 3. Đây còn được gọi là những thứ gây xao nhãng, ví dụ như các cuộc gọi, email, tin nhắn từ bạn bè, một vài sự kiện gặp mặt… Hãy tạm bỏ qua hoặc thực hiện thật nhanh những việc này bởi chúng sẽ làm giảm năng suất của bạn.   

 

  • Những việc quan trọng nhưng không khẩn cấp được viết ở ô số 2. Đây chính là ô mà bạn cần đặc biệt tập trung bởi nó bao gồm các công việc phục vụ cho sự phát triển dài hạn và mang tính chiến lược như lên kế hoạch, luyện tập và chuẩn bị. Ngoài ra, ô này còn bao gồm những hoạt động liên quan tới sức khỏe, học vấn, và sự nghiệp của bạn. Việc đầu tư thời gian vào những hoạt động này có thể không cấp thiết ở thời điểm hiện tại, nhưng về lâu dài, chúng sẽ đóng góp không nhỏ tới chất lượng cuộc sống của bạn. 

 

  • Những việc vừa quan trọng và vừa khẩn cấp được viết ở ô số 1. Đây là những việc sắp tới thời hạn và cần sự chú ý ngay lập tức, yêu cầu bạn phải thực hiện ngay, ví dụ như: các trường hợp khẩn cấp, các khủng hoảng, deadlines nộp công việc,... 

 

Như vậy, bạn thấy các ô 1, 2, 3, 4 đại diện cho thứ tự các công việc mà bạn cần thực hiện. Hãy sắp xếp các hoạt động cần làm hàng ngày của mình vào 4 ô trên và dựa theo đó để quyết định thứ tự ưu tiên cho từng việc nhằm đạt được hiệu quả cao nhất nhé. 

 

3. Lên kế hoạch đánh giá cách sử dụng thời gian bạn trong một tuần

Hãy dành ra 1 tuần để đánh giá cách bạn đang sử dụng thời gian của mình ở thời điểm hiện tại. Đây là một hoạt động giúp bạn tự nhận thức bản thân rất tốt để biết đâu là khoảng thời gian bạn làm việc hiệu quả, đâu là khoảng thời gian chết, hoạt động nào bạn thực hiện nhiều nhất, hoạt động nào lãng phí thời gian của bạn nhất…. Hãy ghi chép lại các công việc bạn làm trong ngày theo từng khung thời gian. Và sau 1 tuần, sắp xếp chúng vào từng ô trong “Ma trận Eisenhower”, bạn sẽ biết được mình đang sử dụng ô nào nhiều nhất để có sự điều chỉnh phù hợp. Kết quả có thể sẽ khiến bạn ngạc nhiên đấy!

 

MVN


© Copyright 2010-2019 Công ty TNHH Manta Việt Nam.Zozo